Importar datos
Importación de hojas Excel
Utilice los documentos de ejemplo como base para introducir sus datos provenientes de otros sistemas de facturación o producción.
Sólo tiene que copiar y pegar a Excel los datos en las columnas correspondientes al documento de ejemplo y utilizar los importadores.
Si no dispone de algún dato puede dejarlo en blanco siempre que no sea obligatorio.
Es importante mantener los nombres de las hojas de Excel, el sistema los utiliza para entender el contenido.
También es importante mantener los nombres de campos que están en la primera fila de cada hoja, el sistema los utiliza para saber a qué campo asignar los datos.
El orden de columnas no es importante.
La línea 1 son las cabeceras y no se importan.
La importación de clientes es una sola hoja, pero las importaciones de artículos y pedidos tienen dos hojas.
Los artículos tienen "Items" y "Prices", en la hoja Items van los datos de los artículos y en la hoja Prices los precios por cada tarifa indicando el código del artículo.
Los pedidos tienen también dos hojas "Head" y "Lines". En la hoja Head van las cabeceras de factura y si se desea también los datos de cliente. En la hoja Lines están las líneas de pedido, las cuales deben ligar con el campo "Number" y "Type" con los introducidos en el Head. Si una fila no tiene precio y tiene el mismo código que la anterior, se considera consecutiva y se junta a la anterior consiguiendo una descripción conjunta.
Pasos
Utilice los documentos de ejemplo como base para introducir sus datos provenientes de otros sistemas de facturación o producción.
Sólo tiene que copiar y pegar a Excel los datos en las columnas correspondientes al documento de ejemplo y utilizar los importadores.
Si no dispone de algún dato puede dejarlo en blanco siempre que no sea obligatorio.
Es importante mantener los nombres de las hojas de Excel, el sistema los utiliza para entender el contenido.
También es importante mantener los nombres de campos que están en la primera fila de cada hoja, el sistema los utiliza para saber a qué campo asignar los datos.
El orden de columnas no es importante.
La línea 1 son las cabeceras y no se importan.
La importación de clientes es una sola hoja, pero las importaciones de artículos y pedidos tienen dos hojas.
Los artículos tienen "Items" y "Prices", en la hoja Items van los datos de los artículos y en la hoja Prices los precios por cada tarifa indicando el código del artículo.
Los pedidos tienen también dos hojas "Head" y "Lines". En la hoja Head van las cabeceras de factura y si se desea también los datos de cliente. En la hoja Lines están las líneas de pedido, las cuales deben ligar con el campo "Number" y "Type" con los introducidos en el Head. Si una fila no tiene precio y tiene el mismo código que la anterior, se considera consecutiva y se junta a la anterior consiguiendo una descripción conjunta.
Pasos
- Descargar la hoja de ejemplo correspondiente a los datos que desee (Clientes, Artículos, Pedidos o facturas, ...)
- Copiar las columnas de datos en las hojas. SI es necesario reordenarlas pero NO cambiar los nombres de la primera fila.
- Añadir las tablas de traducción necesarias (son opcionales).
- Guardar el documento y utilizar el formulario de importación.
- La importación realizará la validación y si no hay errores realizará la importación.
Puede intentar validar las veces que desee.
Si es necesario puede optar por importar sólo los registros correctos.
Tablas de traducción
Si sus datos están codificados de forma diferente puede utilizar las tablas de traducción.
Para crear una tabla traducción sólo tiene que hacer lo siguiente:
- Crear una nueva hoja (o copiar una hoja existente) en Excel que contiene los datos
- Ponerle como nombre el nombre del campo que desea traducir
- Llenar las columnas A y B, donde A es el valor que tienen los datos y B es el valor a importar.
En la columna A es el código que tienen actualmente sus datos y que tiene en la hoja principal (Head o Items).
En la columna B hay que poner el código que encontrará o introducirá en el mantenimiento correspondiente (formas de pago, zonas, provincias, ...).
En los documentos Excel de ejemplo hay tablas de traducción de códigos que puede utilizar como ejemplo, puede crear una hoja para cada campo que necesita «traducir»
La línea 1 son las cabeceras y no se importan.
Si duplica algún valor en la columna A sólo se utilizará el primero.