Importar dades
Importació de fulles Excel
Utilitzeu els documents d'exemple com a base per introduir les vostres dades provinents d'altres sistemes de facturació o producció.
Només heu de copiar i enganxar a Excel les dades a les columnes corresponents al document d'exemple i utilitzar els importadors.
Si no disposeu d'alguna dada podeu deixar-la en blanc sempre que no sigui obligatòria.
És important mantenir els noms dels fulls d'Excel, el sistema els fa servir per entendre el contingut.
També és important mantenir els noms de camps que estan a la primera fila de cada full, el sistema els utilitza per saber a quin camp assignar les dades.
L'ordre de columnes no és important.
La línia 1 són les capçaleres i no s'importen.
La importació de clients és una sola fulla, però les importacions d'articles i comandes tenen dues fulles.
Els articles tenen "Items" i "Prices", a la fulla Items hi van les dades dels articles y a la fulla Prices els preus per cada tarifa indicant el codi de l'article.
Les comandes tenen també dues fulles "Head" y "Lines". A la fulla Head hi van les capçaleres de factura y si es vol també les dades de client. A la fulla Lines hi ha les línies de comanda, les quals han de lligar amb el camp "Number" i "Type" amb els introduïts al Head. Si una fila no té preu y té el mateix codi que la anterior, es considera consecutiva i s'ajunta a l'anterior aconseguint una descripció conjunta.
Passos
Utilitzeu els documents d'exemple com a base per introduir les vostres dades provinents d'altres sistemes de facturació o producció.
Només heu de copiar i enganxar a Excel les dades a les columnes corresponents al document d'exemple i utilitzar els importadors.
Si no disposeu d'alguna dada podeu deixar-la en blanc sempre que no sigui obligatòria.
És important mantenir els noms dels fulls d'Excel, el sistema els fa servir per entendre el contingut.
També és important mantenir els noms de camps que estan a la primera fila de cada full, el sistema els utilitza per saber a quin camp assignar les dades.
L'ordre de columnes no és important.
La línia 1 són les capçaleres i no s'importen.
La importació de clients és una sola fulla, però les importacions d'articles i comandes tenen dues fulles.
Els articles tenen "Items" i "Prices", a la fulla Items hi van les dades dels articles y a la fulla Prices els preus per cada tarifa indicant el codi de l'article.
Les comandes tenen també dues fulles "Head" y "Lines". A la fulla Head hi van les capçaleres de factura y si es vol també les dades de client. A la fulla Lines hi ha les línies de comanda, les quals han de lligar amb el camp "Number" i "Type" amb els introduïts al Head. Si una fila no té preu y té el mateix codi que la anterior, es considera consecutiva i s'ajunta a l'anterior aconseguint una descripció conjunta.
Passos
- Descarregar la fulla d'exemple corresponent a les dades que voleu (Clients, Articles, Comandes o factures, ...)
- Copiar les columnes de dades a les fulles. SI cal les podeu reordenar però NO canviar els noms de la primera fila.
- Afegir les taules de traducció necessàries (son opcionals).
- Guardar el document i utilitzar el formulari d'importació.
- La importació farà la validació i si no hi ha errors farà la importació.
Pot provar de validar les vegades que vulgui.
Si és necessari pot optar per importar només els registres correctes.
Taules de traducció
Si les vostres dades estan codificades de manera diferent podeu utilitzar les taules de traducció.
Per crear una taula traducció només heu de fer el següent:
- Crear una nova fulla (o copiar una fulla existent) a l'Excel que conté les dades
- Posar-li com a nom el nom del camp que voleu traduir
- Omplir les columnes A i B, on A és el valor que tenen les dades i B és el valor a importar.
A la columna A és el codi que tenen actualment les vostres dades i que teniu a la fulla principal (Head o Items).
A la columna B cal posar-hi el codi que trobareu o introduireu al manteniment corresponent (formes de pagament, zones, províncies, ...).
Als documents Excel d'exemple hi ha taules de traducció de codis que podeu utilitzar com a exemple, podeu crear un full per a cada camp que necessiteu «traduir»
La línia 1 són les capçaleres i no s'importen.
Si dupliqueu algun valor a la columna A només s'utilitzarà el primer.