Données d'importation
Importer des feuilles Excel
Utilisez les exemples de documents comme base pour saisir vos propres données provenant d'autres systèmes de facturation ou de production.
Il suffit de copier-coller les données dans les colonnes correspondantes du document d'exemple Excel et d'utiliser les importateurs.
Si vous ne disposez d'aucune information, vous pouvez laisser ce champ vide, à condition qu'il ne soit pas obligatoire.
Il est important de conserver les noms des feuilles Excel, car le système les utilise pour comprendre leur contenu.
Il est également important de conserver les noms des champs qui figurent sur la première ligne de chaque feuille ; le système les utilise pour savoir à quel champ affecter les données.
L'ordre des colonnes n'a pas d'importance.
La ligne 1 contient les en-têtes et n'est pas importée.
Les importations de clients tiennent sur une seule feuille, mais les importations d'articles et de commandes nécessitent deux feuilles.
Les articles comportent des feuilles « Articles » et « Prix ». La feuille « Articles » contient les données des articles et la feuille « Prix » contient les prix pour chaque tarif, en indiquant le code de l'article.
Les commandes comportent deux feuilles : « En-tête » et « Lignes ». La feuille « En-tête » contient les en-têtes de facture et, le cas échéant, les données client. La feuille « Lignes » contient les lignes de commande, qui doivent être liées par les champs « Numéro » et « Type » avec ceux saisis dans l’en-tête. Si une ligne n’a pas de prix et possède le même code que la précédente, elle est considérée comme consécutive et est ajoutée à la précédente, formant ainsi une description commune.
Mesures
Utilisez les exemples de documents comme base pour saisir vos propres données provenant d'autres systèmes de facturation ou de production.
Il suffit de copier-coller les données dans les colonnes correspondantes du document d'exemple Excel et d'utiliser les importateurs.
Si vous ne disposez d'aucune information, vous pouvez laisser ce champ vide, à condition qu'il ne soit pas obligatoire.
Il est important de conserver les noms des feuilles Excel, car le système les utilise pour comprendre leur contenu.
Il est également important de conserver les noms des champs qui figurent sur la première ligne de chaque feuille ; le système les utilise pour savoir à quel champ affecter les données.
L'ordre des colonnes n'a pas d'importance.
La ligne 1 contient les en-têtes et n'est pas importée.
Les importations de clients tiennent sur une seule feuille, mais les importations d'articles et de commandes nécessitent deux feuilles.
Les articles comportent des feuilles « Articles » et « Prix ». La feuille « Articles » contient les données des articles et la feuille « Prix » contient les prix pour chaque tarif, en indiquant le code de l'article.
Les commandes comportent deux feuilles : « En-tête » et « Lignes ». La feuille « En-tête » contient les en-têtes de facture et, le cas échéant, les données client. La feuille « Lignes » contient les lignes de commande, qui doivent être liées par les champs « Numéro » et « Type » avec ceux saisis dans l’en-tête. Si une ligne n’a pas de prix et possède le même code que la précédente, elle est considérée comme consécutive et est ajoutée à la précédente, formant ainsi une description commune.
Mesures
- Téléchargez la feuille d'exemple correspondant aux données souhaitées (Clients, Articles, Commandes ou factures, ...)
- Copiez les colonnes de données dans les feuilles. Si nécessaire, vous pouvez les réorganiser, mais NE MODIFIEZ PAS les noms de la première ligne.
- Ajoutez les tables de traduction nécessaires (elles sont facultatives).
- Enregistrez le document et utilisez le formulaire d'importation.
- L'importation effectuera une validation et, en l'absence d'erreurs, elle procédera à l'importation.
Vous pouvez tenter de valider autant de fois que vous le souhaitez.
Si nécessaire, vous pouvez choisir d'importer uniquement les enregistrements corrects.
Tables de traduction
Si vos données sont encodées différemment, vous pouvez utiliser des tables de conversion.
Pour créer un tableau de traduction, il suffit de procéder comme suit :
- Créez une nouvelle feuille (ou copiez une feuille existante) dans Excel contenant les données.
- Indiquez le nom du champ que vous souhaitez traduire.
- Remplissez les colonnes A et B, où A représente la valeur des données et B la valeur à importer.
La colonne A contient le code que vos données possèdent actuellement et qui figure dans la feuille principale (En-tête ou Articles).
Dans la colonne B, vous devez saisir le code que vous trouverez ou saisirez dans la maintenance correspondante (modes de paiement, zones, provinces, ...).
Dans les exemples de documents Excel, vous trouverez des tableaux de conversion de code que vous pouvez utiliser comme exemple ; vous pouvez créer une feuille pour chaque champ que vous devez « traduire ».
La ligne 1 contient les en-têtes et n'est pas importée.
Si vous saisissez une valeur en double dans la colonne A, seule la première sera prise en compte.